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办公自动化OA特点
浏览次数:4239  发布时间:2009-12-14 10:35:58  
 OA系统在企业应用和发展定位上主要以“办公自动化”为核心,包括了公文审批、办公管理功能。其特点是以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索,实现符合企业行政要求的审批结构体系,达到“审批自动化”的目的,从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费,提高审批的工作效率。包括以下特点:

第一, 以强大的审批工作流为核心。

   从OA系统的技术开发平台发展过程来看,主要是运用了流转技术,实现对文件实体在网络上的传递,并通过定义接收者的先后顺序,实现审批流转路径的定制功能。结合企业在行政组织架构上的要求,在流程定制中融入组织结构、人员、组别、角色、岗位等特征,实现灵活强大的定制结构体系,以满足企业在公文审批方面的要求。

第二, 专注于办公事务处理,与业务结合性不强。

   由于OA系统发展起步较早,因此在其定位上专注在企业办公综合事务处理,如文件管理、车辆管理、办公用品管理、会议管理、档案管理等。ERP产品强调的是先进的管理思想,为企业提供强大的业务解决方案的能力,与企业的业务管理结合性非常强,这也是ERP产品核心理念和价值所在。因此相比之下,OA产品所体现出来的价值表现就并不在于“业务解决能力”上,而是对企业办公事务的处理,与业务的结合性不强。

第三, 实施范围较为广泛,要控制得当。

   随着企业信息化建设的发展,信息系统实现业务管理方面的能力要求越来越受到重视,不少企业在实施OA系统的同时提出了很多具有企业业务特色的功能要求。而这些功能要求往往已经超越了传统的OA系统所能解决的范畴,造成了对OA系统在实施范围控制上的一个“模糊边界”。因此,如果不控制好这个范围的界定,极大可能造成项目的风险和失控。在对这个范围的控制上,总结出以下几点考虑的因素供参考:
投入的成本效益比:只有那些对企业真正起到效益的功能我们才值得投入成本去实现,否则只会带来时间和成本的浪费,而获益不大。
   用户使用范围:在考虑到一个功能是否值得开发的时候,其中也要考虑到用户群对象,如果只是个别用户在使用的功能,而这些业务又非关键业务的话,我们可以考虑先不列在此范围内。
   使用的频度:对于一个使用频度很低的功能要求,尽管可以实现,但是考虑到最终的使用只是一年几次或者一年一次的,我们也没有必要纳在实施范围内。
   是否可以利用其他现有的软件或者系统解决:部分用户的功能其实可以利用一些现有的软件和系统的功能就能解决的,这样也没必要重新开发一个新的功能。
通过上述几个因素的统一考虑,确定出一个合适的“度”,围绕着这个“适度”一步一步实现,才能合理控制成本和发挥OA系统的最大效益。

第四, 二次开发量较大

   由于上述第三点的特点,必然会出现对原有OA产品的二次开发要求,开发量需要根据提出的功能要求复杂程度而定。这个过程中也会牵涉到对所选择的OA产品技术架构上的问题,如果这个核心架构不能满足企业业务上的灵活要求,那么就意味着全新开发的可能性。
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